Die E-Mail Bewerbung – Wichtige Informationen und die besten Tipps

Bis vor einigen Jahren war es vollkommen normal, dass ein Jobsuchender seine Bewerbung in einer typischen Bewerbungsmappe einreicht. Diese wurde entweder persönlich beim betreffenden Unternehmen abgegeben oder mit der Post verschickt. Moderne Zeiten erfordern jedoch moderne Maßnahmen: Um Zeit, Kosten und Papier zu sparen, sind mittlerweile zahlreiche Unternehmen dazu übergangen, ausschließlich Bewerbungen via E-Mail anzunehmen. Mit einer zusammengestellten Mappe aus Karton oder Kunststoff brauchst Du Dich bei einem solchen Unternehmen in der Regel nicht mehr vorzustellen, denn wenn es in der Stellenausschreibung heißt, dass eine E-Mail Bewerbung gewünscht wird, dann solltest Du diesem Wunsch unbedingt entsprechen. Andernfalls erweckst Du direkt den Eindruck, dass Du Dich an Vorgaben nicht halten kannst oder willst und das ist eine denkbar schlechte Ausgangsposition, um sich für den persönlichen Traumjob zu bewerben.

Wenn Du Dich nun fragst, wie eine überzeugende E-Mail Bewerbung auszusehen hat, ob Du dafür bestimmte Vorgaben oder Richtlinien bezüglich der Formate einzuhalten hast oder ob Du an den Personaler einfach eine Mail mit all Deinen wichtigen Dokumenten im Anhang schickst, dann bist Du bei diesem Ratgeber genau an der richtigen Adresse. Nachfolgend erklären wir Dir, wie eine Bewerbung per Mail funktioniert, worauf Du dabei achten solltest und welche Fehler Du besser vermeidest.

Warum verlangen immer mehr Unternehmen eine Bewerbung per E-Mail?

Die E-Mail Bewerbung wird heutzutage vor allem von großen Unternehmen gefordert, weil sie jede Menge Zeit und Geld einspart. Anstatt erst an eine Poststelle geleitet zu werden, landen die Bewerbungen per Mail direkt beim Personaler, der sie anschließend fein sortiert am Computer sichten kann. Er muss also keine unhandlichen Mappen mehr durchblättern, sondern kann sich mit ein paar Klicks durch Deine Unterlagen navigieren. Wenn Du Deine Bewerbung per E-Mail verschickst, schonst Du außerdem die Umwelt, denn Du musst kein Papier mehr verschwenden und keine Mappe mehr kaufen. Von diesem neuen Verfahren profitieren dementsprechend letztendlich alle beteiligten Parteien.

Wenn Du bei der Stellenausschreibung eines Unternehmens liest, dass eine E-Mail Bewerbung gefordert wird, solltest Du am besten trotzdem zweimal hinschauen. Gerade kleinere Unternehmen wünschen sich häufig nur eine erste Kontaktaufnahme per Mail, wollen die zugehörigen Unterlagen später aber trotzdem noch separat zugesendet bekommen. In einem solchen Fall, solltest Du wirklich nur einen Text in die E-Mail der Bewerbung schreiben und noch nicht direkt Deine ganzen Unterlagen im Anhang mitversenden. Ebenfalls vorsichtig solltest Du bei einer sogenannten Online-Bewerbung sein: Diese ist keinesfalls mit einer Bewerbung per  E-Mail gleichzusetzen. Anstatt all Deine Unterlagen an das Postfach des Personalers zu versenden, musst Du verschiedene Formulare ausfüllen und Deine Unterlagen anschließend direkt auf den Server des Unternehmens hochladen. Diese feinen Unterschiede solltest Du vorab genau klären, damit Du Dich gleich richtig bewirbst und Deine Bemühungen nicht etwa ungehört und ungesehen verpuffen.

Die E-Mail Bewerbung – Was kommt in die E-Mail?

Wenn Du Dich bei einem Unternehmen für eine ausgeschrieben Stelle interessierst, für die eine E-Mail Bewerbung gefordert wird, musst Du natürlich wissen, was alles in dieser E-Mail stehen muss. Wird der Text für das Anschreiben der Bewerbung einfach ins Textfeld der E-Mail eingetragen? Müssen die verschiedenen Dokumente, die zu Deiner Bewerbung gehören alle in einer Datei zusammengefasst werden oder solltest Du sie lieber einzeln verschicken? Wie groß sollte der Dateianhang maximal sein und welche Formate sind überhaupt empfehlenswert? Fragen über Fragen, die allesamt dringend einer Klärung bedürfen.

Die äußere Form: So erweckst Du einen guten ersten Eindruck

Gerade E-Mails gelten als relativ lockeres Kommunikationsmittel, bei dem gern mit Smileys oder Abkürzungen gearbeitet wird. In einer Bewerbungs-E-Mail haben derartige Dinge aber absolut nichts zu suchen. Auch wenn ein Unternehmen eine Bewerbung per E-Mail fordert, ist dies keinesfalls eine weniger ernstzunehmende Angelegenheit. Achte deshalb unbedingt auf Deinen Ausdruck und Deine Sprache – schreibe am besten genauso, wie Du es auch in einer klassischen Bewerbungsmappe tun würdest. Als zusätzliche Hürde musst Du bei einer E-Mail selbstverständlich auch eine Betreffzeile angeben. Das gibt es so ähnlich auch im klassischen Bewerbungsschreiben, bei einer Bewerbung per Mail ist dieser Betreff aber noch wichtiger: Er sorgt dafür, dass Deine Mail nicht direkt im Spam-Ordner landet und falls sie doch aus Versehen dorthinein rutscht, kann der zuständige Personaler anhand des Betreffs erkennen, dass die Nachricht keinesfalls als Spam einzuordnen ist. Dein Betreff sollte möglichst spezifisch sein – bedenke, dass ein Unternehmen meist mehrere Stellen auf einmal ausgeschrieben hat und der Personalverantwortliche alle zukünftigen Jobkandidaten betreut. Damit er Deine Unterlagen direkt richtig zuordnen kann, sollte Dein Betreff kurz und prägnant ausfallen.

Das Anschreiben: Nur eine Variante ist wirklich schlau

Das Anschreiben liegt Deiner Bewerbung normalerweise obenauf und der Personaler soll ihm entnehmen können, weshalb gerade Du für die ausgeschriebene Stelle der ideale Kandidat bist. Auch bei einer Bewerbung per E-Mail darfst Du ein solches Anschreiben nicht vergessen. Es erläutert Deine Motivation, hilft Dir dabei Dich von anderen Bewerbern abzuheben und sollte dem Personalverantwortlichen im besten Fall positiv im Gedächtnis bleiben. Für Dein E-Mail Bewerbungs-Anschreiben gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Du positionierst Dein Anschreiben direkt im Textfeld der E-Mail oder Du fügst es in Deine Bewerbungsunterlagen ein. Während die erste Variante besonders einfach und unkompliziert ist, erweist sich die zweite Methode als deutlich schlauer. Wenn Du Dein Anschreiben in der Bewerbungs-E-Mail einfügst, hast Du entweder in Deinen Bewerbungsunterlagen überhaupt kein Anschreiben mehr oder Du langweilst den Personaler, indem Du ihn dazu zwingst zweimal dasselbe Schreiben zu lesen. Deutlich klüger ist es das Anschreiben wie gewohnt als erste Seite Deiner Bewerbungsunterlagen zu positionieren und in der E-Mail selbst nur einen ganz kurzen Text zu formulieren. Auf diese Weise kannst Du auch sichergehen, dass Dein Anschreiben nicht verlorengeht, wenn der Personaler Deine Unterlagen beispielsweise an einen weiteren Personalverantwortlichen weiterleitet.

Die Unterlagen: Richtig formatiert und nicht zu groß

Du weißt einfach nicht, wie Du Deine Unterlagen in einer Bewerbungs-E-Mail verschicken sollst? Eigentlich ist es ganz einfach: Du möchtest es dem Personaler so unkompliziert wie möglich machen und sicherstellen, dass nichts von Deinen mühsam zusammengestellten Unterlagen verlorengeht. Fertige also nur eine einzige Datei an, in der alle wichtigen Dokumente vorhanden sind. Hierzu gehören das Anschreiben, Dein Lebenslauf mit aktuellem Foto sowie sämtliche Zeugnisse und Qualifikationen, die für Deine Bewerbung relevant sind. Damit der Personaler diese Unterlagen auch garantiert öffnen kann, solltest Du Deine Datei im PDF-Format versenden. So ist sie nicht allzu groß und kann an jedem Rechner geöffnet werden. Außerdem wichtig: Die Datei sollte im Idealfall eine Größe von 5 MB nicht überschreiten. Andernfalls blockierst Du nur das Postfach des Personalers oder riskierst, dass Deine E-Mail Bewerbung gar nicht erst ankommt. Als letzten Punkt solltest Du außerdem noch darauf achten, dass Du Deinen Unterlagen einen sinnvollen Dateinamen gibst. Schließlich möchtest Du ja, dass der Personaler Deine Bewerbung schnell wiederfindet. Die meisten wählen eine Bezeichnung, unter dem Stichwort „Bewerbung“, der Angabe der Position, auf die Du Dich bewirbst und Deinen Vor- und Zunamen. So sollten Verwechslungen ausgeschlossen sein und der Personalverantwortliche kann sich ganz in Ruhe der Frage widmen, ob Du vielleicht der beste Kandidat für die zu besetzende Stelle bist.